PERSONDATAPOLITIK.

Nærværende persondatapolitik beskriver, hvordan Jakob Buch Advokatfirma (herefter "Advokaten") behandler personoplysninger som led i advokatvirksomheden.

Advokaten er specialiseret i strafferet, herunder som forsvarsadvokat og bistandsadvokat. For at kunne føre disse sager er det nødvendigt at behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, også om andre end klienten selv.

Hvilke oplysninger der behandles, og hvor længe de opbevares, afhænger af den enkelte sag. Behandlingen sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven, retsplejelovens regler om advokaters tavshedspligt og de advokatetiske regler.

Advokaten anvender ikke personoplysninger til markedsføring eller profilering og træffer ikke afgørelser om klienter alene på grundlag af automatisk behandling.

1. Dataansvarlig

Jakob Buch Advokatfirma, CVR-nr. 45 56 85 20, August Bournonvilles Passage 1, 1055 København K, driver selvstændig advokatvirksomhed og modtager som led heri personoplysninger om klienter og andre fysiske personer.

Advokaten er dataansvarlig for behandlingen af disse oplysninger. Henvendelser om behandlingen rettes til jb@jb-adv.dk.

2. Hvilke personoplysninger behandles

Advokaten behandler efter sagens karakter følgende kategorier af oplysninger om klienter, klienters familiemedlemmer, modparter, vidner og andre fysiske personer:

almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer og mailadresse
CPR-nummer
legitimationsdokumentation, herunder kopi af pas eller kørekort
økonomiske og juridiske oplysninger, herunder forsikrings- og bankoplysninger
helbredsoplysninger
oplysninger om strafbare forhold
ansættelsesoplysninger, herunder oplysning om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

Oplysningerne behandles i digitaliseret form.

3. Formål

Advokaten behandler personoplysninger med henblik på:

juridisk bistand til og repræsentation af arrestanter, sigtede, tiltalte, forurettede og andre i straffesager, herunder som beskikket forsvarer og bistandsadvokat ved domstolene og Erstatningsnævnet
juridisk bistand i tvister ved domstole, nævn og myndigheder
juridisk rådgivning inden for Advokatens øvrige forretningsområder
overholdelse af Advokatens pligter efter hvidvaskloven og bogføringsloven

Behandlingen er begrænset til det, der er nødvendigt for at opfylde det pågældende formål.

4. Hvor oplysningerne stammer fra

Oplysningerne er enten afgivet af klienten selv, modtaget fra tredjemand, herunder domstolene, anklagemyndigheden, sociale myndigheder, klientens faglige organisation, andre offentlige myndigheder, modparter og deres advokater, vidner eller andre involverede i sagen, eller indsamlet af Advokaten fra offentlige registre, navnlig Tingbogen, Personbogen, CVR-registeret og CPR-registeret, eller fra offentligt tilgængelige kilder.

Modtager Advokaten oplysninger om en person fra andre end personen selv, er oplysningspligten efter databeskyttelsesforordningens artikel 14 begrænset af Advokatens tavshedspligt, jf. artikel 14, stk. 5, litra d.

5. Behandlingsgrundlag

Grundlaget for behandlingen er et eller flere af følgende:

at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og artikel 9, stk. 2, litra f, herunder når Advokaten er beskikket for klienten
opfyldelse af aftalen med klienten, jf. artikel 6, stk. 1, litra b
varetagelse af en legitim interesse, hvor hensynet til den registrerede ikke går forud, jf. artikel 6, stk. 1, litra f
retlige forpligtelser, navnlig efter hvidvaskloven og bogføringsloven, jf. artikel 6, stk. 1, litra c

Oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4, og CPR-numre efter databeskyttelseslovens § 11.

6. Videregivelse

Følgende kan i relevant omfang få adgang til personoplysninger som led i sagsbehandlingen:

domstole, voldgiftsretter, klagenævn og myndigheder, som kan træffe afgørelse i klientens sag
anklagemyndigheden og Kriminalforsorgen i straffesager
modparter og deres advokater samt andre parter og deres advokater i sagskomplekser, klienten er part i
klientens faglige organisation, herunder tillidsrepræsentanter
forsikringsselskaber, der yder retshjælpsdækning eller på anden måde repræsenterer en partsinteresse i sagen
andre advokater, der instrueres i at varetage afgrænsede opgaver i sagen, for eksempel at give møde i et retsmøde på Advokatens vegne
sagkyndige, tolke og andre involverede i sagen, herunder vidner
banker, ejendomsmæglere og andre virksomheder med en rolle i behandlingen af sagen
offentlige myndigheder, som efter lov kan kræve oplysninger udleveret, eller over for hvem Advokaten har indberetningspligt, herunder efter hvidvaskloven
Advokatsamfundets repræsentanter i forbindelse med tilsyn

Videregivelse sker alene, hvor det er nødvendigt for behandlingen af klientens sag og de administrative og økonomiske opgaver, der er forbundet hermed, herunder fakturering.

En advokat, der modtager oplysninger som led i et samarbejde om sagen, er selvstændig dataansvarlig for disse oplysninger og har pligt til at iagttage tavshed og slette oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige til det formål, de er modtaget til.

6.1. Sager, hvor klienten bistås gennem sit fagforbund

Bistås klienten gennem sit fagforbund, videregiver Advokaten de oplysninger om sagens forløb og udgifter, som er en forudsætning for forbundets dækning og for forbundets varetagelse af medlemmets interesser. Omfanget aftales med klienten.

Advokatens tavshedspligt gælder også over for forbundet. Advokaten videregiver derfor ikke oplysninger om klientens sag til forbundet uden klientens accept, og klienten kan bede om, at videregivelsen begrænses. Det kan påvirke forbundets mulighed for at dække sagen.

Forbundet er selvstændig dataansvarlig for de oplysninger, forbundet modtager.

6.2. Overførsel til lande uden for EU og EØS

Oplysninger behandles som udgangspunkt inden for EU og EØS. Er det nødvendigt for sagen at overføre oplysninger til et land uden for EU og EØS, sker det enten til et land eller en modtager, som Europa-Kommissionen har truffet afgørelse om yder et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. I enkeltstående tilfælde kan overførsel ske, fordi det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller fordi klienten har givet samtykke.

7. Opbevaring

Advokaten opbevarer personoplysninger, så længe de er nødvendige for varetagelsen af hvervet, for at imødegå krav, der måtte blive rejst mod klienten eller Advokaten, og for at klienten fremadrettet kan tilgå oplysningerne.

Som udgangspunkt opbevares sagsakter i 10 år efter sagens afslutning. Oplysninger indhentet efter hvidvaskloven slettes 5 år efter forretningsforbindelsens ophør, jf. hvidvasklovens § 30. Bogføringsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Ved vurderingen i den enkelte sag lægges vægt på bistandens karakter, dokumentationshensyn, reglerne om interessekonflikt, forældelsesreglerne og muligheden for genoptagelse.

En klient kan til enhver tid opsige hvervet, ligesom en beskikkelse kan bringes til ophør af den beskikkende myndighed. Advokaten er også i den situation underlagt regler, der gør det nødvendigt at opbevare oplysningerne i en periode derefter.

8. Sikkerhed

Advokaten beskytter personoplysninger gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod uvedkommendes adgang, manipulation, sletning og tab.

Advokatfirmaet består af én advokat og to studentermedhjælpere. Studentermedhjælperne er underlagt tavshedspligt og må alene tilgå oplysninger i en sag efter forudgående aftale med Advokaten. Kredsen med adgang til den enkelte sag er dermed så snæver, som arbejdet tillader.

Advokaten anvender Microsoft 365. Microsoft behandler oplysninger på Advokatens vegne som databehandler på Microsofts databeskyttelsesvilkår.

Behandling og opbevaring sker desuden på server drevet og hostet af Jakob Buch Advokatfirma. Komm-IT varetager som IT-konsulent blandt andet vedligeholdelse af serveren, og der er indgået databehandleraftale med Komm-IT.

Konstateres et brud på persondatasikkerheden, anmelder Advokaten det til Datatilsynet inden for 72 timer, hvis bruddet indebærer en risiko for de berørte, og underretter de berørte, hvis risikoen er høj.

9. Rettigheder

Den, Advokaten behandler oplysninger om, herunder klienten, har ret til:

indsigt i hvilke oplysninger om den pågældende Advokaten behandler
berigtigelse af urigtige oplysninger
sletning, når behandlingen ikke længere er nødvendig til formålene i pkt. 3, og sletning ikke hindres af en pligt, der påhviler Advokaten efter dansk eller EU-retlig lovgivning
begrænsning af behandlingen, når rigtigheden af oplysningerne er bestridt, eller oplysningerne skal bruges som bevis
indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af en legitim interesse
at modtage de oplysninger, den pågældende selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, eventuelt til brug for en ny advokat

Rettighederne er begrænsede i en advokatvirksomhed. Advokatens tavshedspligt efter retsplejelovens § 129 og straffelovens § 152 går forud, og retten til indsigt gælder ikke, hvis den registreredes interesse bør vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser, jf. databeskyttelseslovens § 22. Advokaten giver derfor ikke indsigt i oplysninger om en sag til andre end sin klient.

Af samme grund orienterer Advokaten ikke personer, der ikke er klienter, om denne persondatapolitik eller om deres rettigheder efter dette punkt, når orienteringen ville kompromittere tavshedspligten.

Anmodninger rettes til jb@jb-adv.dk og besvares som udgangspunkt inden for en måned.